Un sous-traitant doit-il être certifié Qualiopi en 2026 ?

Par principe, non : un sous-traitant n’a pas besoin d’être certifié Qualiopi, car c’est le donneur d’ordre certifié qui porte la responsabilité de la qualité (indicateur 27 du RNQ). Mais depuis le 1ᵉʳ avril 2024, le CPF fait exception : sur une action financée par le CPF, le sous-traitant doit être certifié Qualiopi, sauf s’il est en micro-entreprise sous le seuil de 77 700 € HT. Tout dépend donc de votre mode de financement et de votre rôle.

C’est probablement la question la plus mal comprise de tout l’univers Qualiopi. Et pour cause : deux réglementations se télescopent. D’un côté, le Référentiel National Qualité (RNQ), qui n’exige pas la certification du sous-traitant. De l’autre, les règles du CPF, qui l’imposent depuis 2024. Résultat : la plupart des articles donnent une réponse… à moitié juste.

Dans ce guide, on remet les choses à plat, financement par financement, pour que vous sachiez exactement ce qui s’applique à votre situation, que vous soyez le sous-traitant (« dois-je me certifier ? ») ou le donneur d’ordre (« mon sous-traitant doit-il l’être, et qu’est-ce que je risque en audit ? »).

Sous-traitant Qualiopi : la règle générale en 2026

Commençons par le principe de base : Qualiopi certifie l’organisme de formation (son processus), pas l’action de formation ni la personne qui l’anime.

Conséquence directe : quand un organisme certifié (le donneur d’ordre) sous-traite tout ou partie d’une formation, c’est lui qui reste responsable de la qualité devant le financeur et l’auditeur. Un formateur indépendant qui intervient pour le compte d’un OF certifié, sur une formation financée par un OPCO, n’a pas besoin d’être certifié Qualiopi lui-même : il agit sous le périmètre et la responsabilité du donneur d’ordre.

Retenez bien : cette règle générale vaut hors CPF. Sur le CPF, tout change (voir plus bas).

Le donneur d’ordre reste responsable : l’indicateur 27

Cette responsabilité a un nom dans le référentiel : l’indicateur 27, rattaché au critère 6 (« investissement dans l’environnement professionnel »). Il prévoit que, lorsqu’un organisme fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au référentiel par son intervenant.

Autrement dit, l’auditeur ne demande pas son certificat au sous-traitant. Il demande au donneur d’ordre de prouver qu’il a sélectionné, encadré et suivi son sous-traitant dans le respect du RNQ. La charge de la preuve est sur l’organisme certifié : contrats de prestation, modalités de sélection, animation qualité dédiée. Les indicateurs 18 (coordination des intervenants), 21 (sélection) et 22 (compétences des formateurs) sont souvent mobilisés en complément.

Pour le détail du cas CPF dans le référentiel, voyez notre article dédié : le guide de lecture V9 pour les sous-traitants CPF.

Sous-traitance, co-traitance, portage : les bonnes définitions

Trois montages se confondent souvent, alors qu’ils n’emportent pas les mêmes obligations :

Le point clé : en co-traitance, il n’y a pas de « parapluie » du donneur d’ordre, chaque co-traitant qui facture en direct doit, pour les fonds publics, être lui-même certifié. Et attention : un contrat intitulé « prestation de services » peut être requalifié de fait en sous-traitance s’il porte sur une action de formation. Le titre du contrat ne protège de rien.

L’exception CPF : certification obligatoire depuis le 1ᵉʳ avril 2024

C’est l’exception majeure, et celle qui fait tomber le plus d’organismes. Depuis le décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023 (complété par l’arrêté du 3 janvier 2024), la sous-traitance des actions financées par le CPF est strictement encadrée, pour les contrats conclus à partir du 1ᵉʳ avril 2024, règles toujours en vigueur en 2026.

Sur une action éligible au CPF, le sous-traitant doit :

1. être certifié Qualiopi, même sans contact direct avec le bénéficiaire (sauf exemptions ci-dessous) ;
2. disposer d’un NDA et être à jour de ses obligations légales, sociales et fiscales ;
3. ne pas être déréférencé de Mon Compte Formation ;
4. pour les certifications RNCP/RS, disposer de l’habilitation du certificateur (sauf exceptions).

Un sous-traitant non certifié rend l’action inéligible au financement CPF, avec un risque de remboursement et de déréférencement pour le donneur d’ordre. Les règles détaillées figurent sur la page d’aide officielle de Mon Compte Formation.

La règle des 80/20 et l’interdiction de la cascade

Côté donneur d’ordre, le décret impose un plafond de sous-traitance de 80 % du chiffre d’affaires réalisé sur Mon Compte Formation au cours de l’année civile. Autrement dit : vous devez réaliser vous-même au moins 20 % de votre CA CPF. « Plafond de 80 % » et « réaliser 20 % soi-même » sont la même règle vue des deux côtés.

Exemple chiffré : si votre CA CPF annuel est de 100 000 €, vous pouvez confier jusqu’à 80 000 € à des sous-traitants, mais vous devez animer vous-même au moins 20 000 € de formations.

Second garde-fou : la sous-traitance en cascade est interdite. Seule la sous-traitance de premier rang est autorisée, un sous-traitant ne peut pas re-sous-traiter la prestation. Ces deux règles mettent fin au « portage de certification » comme moyen de contournement.

L’exemption micro-entrepreneur (≤ 77 700 € HT)

Il existe une porte de sortie pour les plus petits. Le sous-traitant relevant du régime micro-social dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 77 700 € HT (seuil 2026, réévalué périodiquement) est exempté de l’obligation de certification, même en CPF. Une seconde exemption existe pour le sous-traitant qui n’intervient que sur une partie de l’action sans couvrir un bloc de compétences complet.

Au-delà de ce seuil, l’exemption tombe : la certification redevient obligatoire pour intervenir en sous-traitance CPF.

Faut-il être certifié Qualiopi ? Le tableau de décision

Pour situer votre cas en un coup d’œil :

À retenir : seule la voie CPF déclenche l’obligation de certification du sous-traitant, sauf micro-entrepreneur sous le seuil. Partout ailleurs, c’est le donneur d’ordre qui reste certifié.

Faut-il quand même se certifier ? Même quand ce n’est pas obligatoire, se faire certifier peut être un choix stratégique : accéder en direct aux financements CPF, gagner en crédibilité, ne plus dépendre d’un seul donneur d’ordre et capter de meilleures marges. Pour un formateur qui veut développer son activité, c’est souvent rentable.

Sous-traitant = organisme de formation : NDA, BPF et déclaration EDOF

Une idée fausse circule : « comme je suis sous-traitant, je n’ai aucune formalité ». C’est faux. Dès que vous dispensez des actions de formation à titre onéreux, vous êtes un organisme de formation à part entière, Qualiopi ou pas.

Vos obligations de base : NDA et BPF

• Le numéro de déclaration d’activité (NDA) : à déposer auprès de la DREETS dans les 3 mois suivant votre premier contrat de formation. Sans NDA, vos prestations sortent du cadre légal.
• Le bilan pédagogique et financier (BPF) : à transmettre chaque année.
• Le respect du Code du travail applicable à la formation professionnelle.

(Exception : les entreprises qui dispensent des enseignements confiés par un CFA sont dispensées de déclaration d’activité.)

Déclarer sa sous-traitance CPF sur EDOF

Voici l’obligation que la plupart des organismes ignorent encore. Tout OF référencé sur Mon Compte Formation doit déclarer chaque année son recours (ou non) à la sous-traitance, directement depuis son espace EDOF, lors de la campagne annuelle.

L’enjeu est sérieux : une déclaration manquante peut entraîner la suspension, voire le déréférencement de Mon Compte Formation. Mettez-vous un rappel annuel et vérifiez les dates exactes de la campagne en cours dans votre espace EDOF : c’est une formalité courte, mais oubliée, elle coûte cher.

Donneur d’ordre : sécuriser votre audit et votre financement

Si vous êtes l’OF certifié qui sous-traite, c’est vous qui jouez votre certification lors de l’audit.

Ce que l’auditeur vérifie chez vos sous-traitants

Au titre de l’indicateur 27, l’auditeur cherche la preuve que vous maîtrisez la prestation sous-traitée. Préparez :

• le contrat de sous-traitance signé ;
• les éléments prouvant la sélection du sous-traitant (compétences, références) ;
• les preuves de suivi et d’intégration qualité (consignes transmises, retours apprenants, contrôle).

Oui, un sous-traitant mal encadré peut faire échouer votre audit : la non-conformité est portée par le donneur d’ordre, pas par le prestataire.

La checklist du contrat de sous-traitance conforme

Sur le CPF, un contrat écrit est obligatoire et doit pouvoir être présenté à la Caisse des Dépôts. Au minimum, il mentionne :

• les missions confiées au sous-traitant ;
• le contenu et la sanction de la formation ;
• les moyens pédagogiques et techniques mobilisés ;
• les conditions de réalisation et de suivi ;
• la durée et la période de réalisation ;
• le montant de la prestation ;
• l’engagement du sous-traitant à respecter le RNQ.

Les pièges qui font perdre un financement (ou un audit)

• Appliquer la règle générale au CPF : refus de prise en charge depuis avril 2024.
• Dépasser le plafond de 80 % : sanction, voire déréférencement.
• Pratiquer la sous-traitance en cascade (interdite sur CPF).
• Oublier le contrat, le NDA ou la déclaration EDOF.
• Travailler avec un sous-traitant non conforme, ce qui impacte votre propre audit.

Garder ces preuves à jour, session après session, est exactement ce qu’un logiciel de conformité simplifie : avec Qualiobee, vous centralisez le suivi de vos audits Qualiopi et produisez vos conventions via la génération de vos documents, sans ressortir un modèle Word à chaque sous-traitant.

FAQ : Sous-traitant Qualiopi

Un sous-traitant doit-il être certifié Qualiopi ? Par principe non : la responsabilité qualité incombe au donneur d’ordre certifié (indicateur 27). Mais sur une action financée par le CPF, le sous-traitant doit être certifié depuis le 1ᵉʳ avril 2024 (sauf micro-entrepreneur sous 77 700 € HT).

La certification est-elle obligatoire pour un sous-traitant CPF ? Oui, depuis le 1ᵉʳ avril 2024, même sans contact direct avec l’apprenant. Seule exception : le micro-entrepreneur sous le seuil de 77 700 € HT, ou l’intervention sur une partie de l’action sans couvrir un bloc de compétences complet.

Un auto-entrepreneur formateur doit-il être certifié pour sous-traiter sur du CPF ? Non, s’il relève du régime micro-social avec un CA annuel ≤ 77 700 € HT. Au-delà, la certification devient obligatoire.

Hors CPF (OPCO, entreprise), mon sous-traitant doit-il être certifié ? Non, à condition que vous (le donneur d’ordre) soyez certifié, que vous assumiez la responsabilité qualité et que le sous-traitant dispose d’un NDA.

Quel est le plafond de sous-traitance sur le CPF ? 80 % du chiffre d’affaires CPF annuel. Vous devez réaliser vous-même au moins 20 % de ce CA, et la sous-traitance en cascade est interdite.

Un sous-traitant doit-il avoir un NDA ? Oui, dès qu’il réalise une action de formation à titre onéreux, indépendamment de la question de la certification. Il doit aussi transmettre un BPF chaque année.

Quelle différence entre sous-traitance, co-traitance et portage ? En sous-traitance, le donneur d’ordre est seul responsable et interlocuteur du client. En co-traitance, chaque co-traitant contracte en direct et doit être certifié pour les fonds publics. En portage salarial, le formateur est salarié d’une société de portage, qui ne donne plus accès au CPF depuis avril 2024.

Peut-on rater un audit à cause d’un sous-traitant ? Oui : un sous-traitant non conforme ou un encadrement insuffisant (indicateur 27) peut entraîner une non-conformité, voire la perte de votre certification.

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