Audit de surveillance Qualiopi : le guide complet pour le réussir

En résumé : l'audit de surveillance Qualiopi est un contrôle obligatoire qui intervient entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant la délivrance de votre certificat. Plus court que l'audit initial (d'une demi-journée à un jour et demi), il vérifie que vous appliquez toujours le Référentiel National Qualité, que vous avez traité les non-conformités précédentes et que vous êtes engagé dans une démarche d'amélioration continue. Bien préparé (documents à jour, indicateurs suivis, audit à blanc réalisé), il se passe sans accroc.

Cet article fusionne et met à jour nos deux guides historiques. Pour la question précise du calendrier, consultez aussi : quand faire l'audit de surveillance Qualiopi ?

Qu'est-ce que l'audit de surveillance Qualiopi ?

L'audit de surveillance est l'un des trois rendez-vous du cycle de certification Qualiopi, aux côtés de l'audit initial et de l'audit de renouvellement. Réalisé par votre organisme certificateur, il confirme que votre organisme de formation continue de respecter le Référentiel National Qualité (RNQ) après l'obtention du certificat.

L'auditeur s'assure de trois choses :

• vous appliquez toujours les 7 critères et 32 indicateurs du référentiel sur vos sessions ;
• vous avez corrigé les non-conformités mineures relevées lors de l'audit initial ;
• vous êtes dans une logique d'amélioration continue (nouvelles formations, modalités, sous-traitance, veille).

Ce n'est pas un examen-sanction : c'est un point de contrôle. Votre certification reste valide tant que les éventuelles non-conformités sont traitées dans les délais.

Quand a lieu l'audit de surveillance ? (durée, lieu, périmètre)

Le calendrier : entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois

L'audit de surveillance doit être programmé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant la date de délivrance de votre certificat. Si votre certificateur ne vous a pas contacté à l'approche de cette fenêtre, prenez les devants : c'est à vous de veiller au respect du calendrier, sous peine de suspension du certificat.

La durée : d'une demi-journée à 1,5 jour

Comptez d'une demi-journée à un jour et demi. La durée dépend de la taille de l'organisme (chiffre d'affaires formation), du nombre de catégories d'actions auditées (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage) et du recours à la sous-traitance (échantillon élargi). Votre certificateur vous communique la durée exacte, calculée selon le nombre de jours/auditeur réglementaire.

Le lieu et le périmètre

L'audit se déroule le plus souvent à distance (visioconférence). Nuance importante : si votre audit initial a eu lieu à distance, au moins un audit du cycle doit être réalisé sur site (des frais de déplacement de l'auditeur peuvent alors s'appliquer). Le périmètre, lui, reprend celui de votre certificat : si vous avez ajouté une catégorie d'action depuis l'audit initial (par exemple le bilan de compétences), un audit d'extension peut être nécessaire et le périmètre est adapté en conséquence.

Comment se déroule l'audit de surveillance ? (les 3 phases)

1. La planification

L'auditeur vous contacte pour fixer la date et vous transmettre le plan d'audit. Préparez en amont les documents qu'il pourrait demander. Le jour J, il sélectionne avec vous les dossiers à examiner.

2. La réalisation

C'est le cœur de l'audit. L'auditeur procède par échantillonnage et vérifie trois volets :

• l'échantillon : une sélection représentative de vos prestations (formations avec ou sans sous-traitance, bilans, VAE). Depuis l'arrêté du 31 mai 2023, l'échantillon est communiqué le jour même, pour garantir l'équité ;
• les indicateurs : il contrôle le respect des indicateurs du RNQ applicables à votre activité, avec une attention particulière aux indicateurs 23, 24 et 25 (veille légale et réglementaire, veille sur les compétences et les métiers, veille sur les innovations pédagogiques et technologiques) ;
• la marque Qualiopi : il vérifie que vous utilisez le logo conformément aux règles d'usage (version officielle fournie par le certificateur, charte graphique respectée, logo affiché au niveau de l'organisme et non à côté de chaque formation). Un mauvais usage peut générer une non-conformité ; pour le détail, voir notre guide logo Qualiopi : règles d'usage et conformité.

3. L'examen des actions correctives et des améliorations

L'auditeur vérifie que les non-conformités mineures de l'audit initial ont été levées via un plan d'action documenté, et il évalue les améliorations apportées à vos process. Si de nouvelles non-conformités apparaissent, vous établissez un nouveau plan d'action correctif dans les délais impartis.

Les documents à préparer pour l'audit de surveillance

Une gestion documentaire rigoureuse est le facteur n°1 de réussite. Pour chaque session de l'échantillon, l'auditeur attend notamment :

• la preuve de l'analyse du besoin du commanditaire et/ou du bénéficiaire ;
• la contractualisation (convention ou contrat signé) et la transmission des informations pratiques (modalités, horaires, tarifs, accessibilité) ;
• les évaluations des bénéficiaires (positionnement à l'entrée, en cours, en fin de formation) au regard des objectifs ;
• les émargements et le traitement des absences/abandons ;
• les enquêtes de satisfaction (résultats et preuves de relance) auprès de chaque partie prenante ;
• l'analyse des réclamations, dysfonctionnements et aléas et les actions correctives associées ;
• les preuves de veille (réglementaire, métiers, pédagogique) et leur exploitation.

Besoin d'une base prête à l'emploi ? Retrouvez nos modèles de documents Qualiopi (conventions, feuilles d'émargement, questionnaires).

6 conseils pour réussir votre audit de surveillance

1. Réalisez un audit à blanc : contrôlez un échantillon représentatif de vos dossiers comme le ferait l'auditeur, c'est le meilleur moyen de repérer les manques avant le jour J.
2. Relisez votre rapport d'audit initial : les points de vigilance de l'auditeur orientent votre préparation.
3. Tenez vos indicateurs de résultats à jour et partagez-les avec votre équipe et vos clients.
4. Documentez votre veille (23, 24, 25) : gardez la trace des sources et surtout des actions menées.
5. Soignez votre plan d'audit et envoyez-le en amont.
6. Centralisez votre gestion documentaire pour éviter les oublis le jour J.

Réussir son audit de surveillance avec Qualiobee

Qualiobee centralise vos dossiers de formation, vos émargements, vos évaluations et vos enquêtes de satisfaction au même endroit, et automatise les relances. Le jour de l'audit, vous retrouvez chaque preuve en quelques clics, par indicateur, exactement ce que l'auditeur demande. Résultat : moins de stress, une gestion documentaire conforme en continu et un certificat sécurisé sur tout le cycle.

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FAQ : audit de surveillance Qualiopi

Quand a lieu l'audit de surveillance Qualiopi ?
Entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant la date de délivrance de votre certificat Qualiopi.

Combien de temps dure un audit de surveillance ?
D'une demi-journée à un jour et demi, selon la taille de l'organisme, le nombre de catégories d'actions auditées et le recours à la sous-traitance.

L'audit de surveillance se fait-il à distance ?
Le plus souvent oui, en visioconférence. Mais au moins un audit du cycle doit avoir lieu sur site ; si l'initial était à distance, un présentiel peut être exigé.

Peut-on perdre sa certification lors de l'audit de surveillance ?
Oui en cas de non-conformité majeure non corrigée, ou si l'audit n'est pas réalisé dans la fenêtre des 14-22 mois. Les non-conformités mineures se règlent via un plan d'action.

Quelle est la différence entre audit initial et audit de surveillance ?
L'audit initial conditionne l'obtention du certificat et examine tous les indicateurs en profondeur. L'audit de surveillance, plus court, vérifie le maintien de la conformité et le traitement des non-conformités précédentes.

Qu'est-ce qu'un audit à blanc ?
Une simulation d'audit que vous menez (en interne ou avec un consultant) sur un échantillon de dossiers, pour détecter et corriger les écarts avant l'audit réel.