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"Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l'entreprise anticipe avec l'apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise."
Libellé officiel, Guide de lecture RNQ version 9 du 8 janvier 2024
Objectif et niveau attendu
L'indicateur 13 est spécifique aux formations en alternance : apprentissage (CFA) et contrats de professionnalisation. L'auditeur veut voir que la pédagogie de l'alternance repose sur un processus formalisé et itératif d'articulation des apprentissages entre le centre et l'entreprise.
Trois exigences sont cumulées et doivent être démontrées ensemble :
- Anticipation des missions confiées à l'apprenant, sur trois horizons : court, moyen et long terme.
- Coordination entre les formateurs du centre et les maîtres d'apprentissage ou tuteurs en entreprise.
- Progressivité des apprentissages réalisés en centre et en entreprise, pensée comme un continuum.
Pour un nouvel entrant, l'audit initial vérifie uniquement que le processus est formalisé ; sa mise en œuvre effective est contrôlée lors de l'audit de surveillance.
Vos obligations concrètes
Concrètement, votre CFA ou votre organisme dispensant de l'alternance doit pouvoir démontrer :
- Un processus d'articulation formalisé, écrit, qui organise le dialogue entre le centre de formation et l'entreprise sur toute la durée du contrat.
- L'anticipation des missions confiées à l'apprenant, documentée sur les trois horizons (court, moyen, long terme), dès le démarrage du contrat.
- La coordination formateur ↔ maître d'apprentissage : c'est le mécanisme central attendu. La mission des CFA d'assurer la cohérence entre formation en centre et en entreprise (art. L.6231-2, 3° du Code du travail) passe par l'organisation explicite de cette coopération.
- Un outil de liaison partagé entre l'apprenant, le centre et l'entreprise (carnet de suivi papier ou dématérialisé, livret d'apprentissage, tableau de bord), réellement renseigné dans la durée : et pas seulement distribué au démarrage.
- Des temps de rencontre tracés : visites d'entreprise, entretiens tripartites, comptes rendus de période, avec une cadence régulière.
- La progressivité des apprentissages matérialisée (niveaux de compétence, étapes franchies en centre et en entreprise).
- Pour un apprenti en situation de handicap, un outil de liaison spécifique documentant les adaptations de la formation en entreprise, en lien avec le référent handicap.
En sous-traitance, l'application dépend des missions confiées : si le sous-traitant est en relation directe avec l'entreprise, l'indicateur s'apprécie à proportion de son périmètre ; le contrat doit délimiter explicitement ce périmètre.
Les éléments de preuve à préparer
Les preuves attendues tournent toutes autour des outils de liaison et des traces de dialogue centre/entreprise. On peut les classer par solidité.
Preuves robustes (passent sans réserve):
- Carnet de suivi numérique avec saisies horodatées et signatures partagées (formateur, maître d'apprentissage, apprenant), renseigné en continu sur toute la durée du contrat.
- Calendrier de visites d'entreprise planifiées et réalisées, avec comptes rendus signés.
- Comptes rendus d'entretiens tripartites tenus régulièrement (cadence indicative d'au moins deux fois par an, à confirmer selon la doctrine de l'OPCO ou du certificateur).
- Trace explicite de l'anticipation des missions sur les trois horizons, formalisée au démarrage du contrat.
- Procédure d'adaptation pour les apprentis en situation de handicap, co-construite avec le référent handicap.
Preuves acceptées mais fragiles :
- Carnet papier distribué en début de contrat : accepté s'il est renseigné régulièrement, fragile lors d'un audit tardif.
- Échanges de mails entre formateur et maître d'apprentissage : acceptés en complément, fragiles s'ils constituent l'unique preuve.
Non-conformités
L'indicateur 13 est gradable : la non-conformité peut être qualifiée mineure ou majeure selon la gravité constatée.
Pour un nouvel entrant, l'absence de formalisation du processus dès l'audit initial est bloquante, même si la mise en œuvre n'est contrôlée qu'en surveillance.
Mise en œuvre partielle des processus définis : les outils existent mais leur usage est discontinu, le dialogue tuteur/formateur reste ponctuel (par exemple une visite d'entreprise unique sur la durée du contrat).
Absence de processus formalisé d'articulation, ou rupture totale du dialogue entre l'entreprise et le centre. Le cas d'un apprenti en situation de handicap sans adaptation documentée côté entreprise est également qualifié de non-conformité majeure.
Criticité en audit
L'auditeur cherche la preuve d'un dialogue réel entre le formateur et le maître d'apprentissage : l'outil de liaison existe presque toujours, mais il est rarement alimenté des deux côtés.
Les écarts les plus fréquents :
- Carnet à sens unique : rempli par le centre, jamais signé ni commenté par le maître d'apprentissage.
- Visites d'entreprise ponctuelles : une seule visite sur toute l'année, sans cadence définie ni compte rendu exploitable.
- Missions non anticipées : les objectifs du centre sont rappelés, mais les activités confiées en entreprise ne sont jamais planifiées avec le tuteur.
- Outil fermé à l'entreprise : une plateforme ouverte au seul apprenti, qui prive le maître d'apprentissage de tout retour.
Comment Qualiobee vous aide
Pour construire un dossier solide sur l'indicateur 13, l'essentiel se joue dans votre méthode, pas dans un outil :
- Formalisez d'abord le processus : un document écrit qui décrit qui échange avec qui, à quelle fréquence, sur quels supports. Pour un nouvel entrant, c'est précisément ce qui est audité à l'initial.
- Rendez la coopération formateur ↔ maître d'apprentissage vérifiable : temps de rencontre planifiés, comptes rendus signés des deux côtés, cadence tenue.
- Documentez l'anticipation des missions sur les trois horizons dès la signature du contrat, et matérialisez la progressivité étape par étape.
Comme la pédagogie de l'alternance demande une expertise dédiée, le plus sûr est de vous appuyer sur un accompagnateur Qualiopi spécialisé apprentissage : il vous aide à structurer votre processus d'articulation et à choisir des outils de liaison réellement partagés. Pour situer cet indicateur dans l'ensemble du référentiel, consultez notre panorama de la certification Qualiopi.
Questions fréquentes
Suis-je audité sur la mise en œuvre si je suis un nouvel entrant ?
Non, pas à l'audit initial. Pour un nouvel entrant, seule la formalisation du processus d'articulation est vérifiée lors de l'audit initial : vous devez présenter un processus écrit couvrant les deux lieux de formation, le centre et l'entreprise. La mise en œuvre effective (visites réalisées, carnets renseignés, entretiens tenus) est contrôlée lors de l'audit de surveillance. C'est une tolérance qui laisse aux CFA en démarrage le temps de faire tourner leur premier cycle.
Existe-t-il un nombre minimum de visites ou d'entretiens tripartites obligatoires ?
Non. Ni le Code du travail ni le Guide de lecture V9 ne fixent de cadence numérique pour les entretiens tripartites ou les visites d'entreprise. Les repères souvent cités (« au moins deux fois par an », « une visite par période en entreprise ») relèvent de la doctrine des OPCO financeurs et des certificateurs, pas d'une obligation légale. Fixez une cadence dans votre politique interne, rendez-la explicite dans votre processus formalisé, et surtout tenez-la : une visite unique sur toute la durée du contrat est la cause classique d'une non-conformité mineure.
Que faut-il prévoir pour un apprenti en situation de handicap ?
Le Guide cite explicitement ce cas : pour un apprenti en situation de handicap, vous devez disposer d'un outil de liaison spécifique documentant les adaptations de la formation en entreprise, et pas seulement au centre. Cette adaptation individuelle se construit en lien avec votre référent handicap et l'employeur. Son absence, lorsqu'un apprenti PSH est concerné, constitue une non-conformité majeure. Distinguez bien cette adaptation individuelle en entreprise de l'accessibilité générale de votre prestation, qui relève d'un autre indicateur.
Comment l'indicateur s'applique-t-il en cas de sous-traitance ?
L'application est conditionnée par les missions confiées. Si le sous-traitant porte un module de la formation alternée et se trouve en relation directe avec l'entreprise (par exemple l'encadrement d'une période en entreprise), l'indicateur 13 s'applique au sous-traitant à proportion de son périmètre. S'il n'a aucune interaction avec l'entreprise (un module de tronc commun à distance, par exemple), l'indicateur peut lui être inapplicable. Dans tous les cas, le contrat de sous-traitance doit délimiter explicitement le périmètre, car l'organisme certificateur en tient compte pour apprécier l'indicateur.
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