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"Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu'apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel."
Libellé officiel, Guide de lecture RNQ version 9 du 8 janvier 2024
Objectif et niveau attendu
L'auditeur veut voir démontré que chaque apprenti a bien été informé, dès le début de sa formation, sur trois objets cumulés :
- ses droits et devoirs en tant qu'apprenti (statut du contrat d'apprentissage) ;
- ses droits et devoirs en tant que salarié (l'apprenti est lié par un contrat de travail) ;
- les règles de santé et de sécurité applicables en milieu professionnel.
Cette obligation découle directement de la mission des CFA inscrite au 4° de l'article L.6231-2 du Code du travail. Le mot-clé est la temporalité : l'information doit être donnée « dès le début », pas en cours d'année. Et surtout, elle doit être tracée par apprenti : c'est la preuve de remise, et non le simple fait d'avoir un livret, que l'auditeur examine.
Vos obligations concrètes
Pour couvrir l'indicateur 15, un CFA doit concrètement :
- Informer dès le début du contrat : l'information des droits/devoirs et des règles de santé-sécurité est délivrée à l'arrivée de l'apprenti, pas quelques mois plus tard.
- Couvrir les trois axes : droits/devoirs d'apprenti, droits/devoirs de salarié, et règles de santé-sécurité en milieu professionnel (y compris, quand le poste l'exige, les règles propres au secteur : BTP, industrie, restauration…).
- Mettre à disposition le règlement intérieur du CFA, et en informer chaque apprenti (le règlement intérieur de l'entreprise d'accueil s'applique aussi pour la santé-sécurité sur le lieu de travail).
- Tracer la remise par apprenti : signature d'émargement, accusé de réception ou log de consultation daté, et non une simple distribution collective.
- Informer aussi le représentant légal pour tout apprenti mineur : la règle « public mineur » du Guide (indicateur 9) s'applique de fait ici. Son absence est une non-conformité majeure.
Pour situer cet indicateur parmi les autres exigences, voir notre panorama de la certification Qualiopi.
Les éléments de preuve à préparer
Les preuves attendues se regroupent en trois familles.
Supports d'information (le contenu):
- règlement intérieur du CFA, à jour et versionné ;
- livret d'accueil structuré couvrant les trois axes (droits apprenti, droits salarié, santé-sécurité), idéalement avec une table de correspondance vers la mission L.6231-2 (4°);
- fiches pratiques, brochures, supports de contractualisation ;
- pour les secteurs à risques : fiche santé-sécurité spécifique au métier, articulée avec le document unique d'évaluation des risques (DUER) de l'entreprise d'accueil.
Preuves de remise (la traçabilité : le point le plus regardé):
- émargement ou accusé de réception nominatif par apprenti ;
- log de consultation horodaté sur une plateforme LMS ;
- pour les mineurs : signature ou accusé de réception du représentant légal.
Preuves d'information collective :
- comptes rendus signés des réunions d'information de début de promotion, avec feuille d'émargement et liste des thèmes abordés.
À retenir : un règlement intérieur simplement affiché dans les locaux, ou un livret envoyé par e-mail sans accusé de lecture, sont des preuves fragiles : elles ne prouvent pas la remise active à chaque apprenti.
Non-conformités
Concrètement, cela signifie qu'un seul apprenti non informé, ou une seule remise non prouvée dans l'échantillon audité, peut suffire à générer une non-conformité majeure. La marge de tolérance est nulle.
L'indicateur 15 ne connaît pas de non-conformité mineure. Il ne fait pas partie des indicateurs gradables du Guide : tout écart, même partiel, bascule directement en non-conformité majeure.
Tout manquement, même partiel : information donnée trop tard, un des trois axes absent, absence de trace de remise, règlement intérieur obsolète, ou apprenti mineur dont le représentant légal n'a pas été informé.
Criticité en audit
Réservé aux CFA, cet indicateur se joue sur deux points que l'auditeur vérifie systématiquement : le moment où l'information est délivrée, dès l'entrée en formation, et la preuve que l'apprenti l'a bien reçue.
Les écarts les plus fréquents :
- Information tardive : livret remis plusieurs semaines après le début du contrat, alors que l'obligation vise l'entrée en formation.
- Remise non prouvée : document présenté oralement ou affiché dans les locaux, sans signature ni accusé de réception.
- Représentant légal non informé : pour un apprenti qui n'a pas atteint la majorité, personne ne transmet l'information au responsable légal.
- Support obsolète ou trop générique : règlement intérieur non actualisé, consignes de sécurité identiques quel que soit le métier exercé.
Comment Qualiobee vous aide
L'indicateur 15 relève de la verticale apprentissage (CFA): information nominative des apprentis, gestion du public mineur, traçabilité de la remise des documents « droits/devoirs et santé-sécurité ». Ce périmètre est spécifique et exigeant.
La bonne approche est méthodologique, et elle est à votre portée :
- Cartographiez les trois axes à couvrir (droits d'apprenti, droits de salarié, santé-sécurité) et rattachez chacun à un support daté et à jour.
- Ritualisez l'information « dès le début » : une réunion d'accueil en début de promotion, émargée, avec un ordre du jour couvrant les trois thèmes.
- Tracez la remise apprenti par apprenti : émargement nominatif ou accusé de réception signé, archivé dans le dossier de chaque apprenti.
- Traitez à part le public mineur : prévoyez systématiquement une seconde preuve de remise au représentant légal.
- Datez et versionnez le règlement intérieur pour pouvoir prouver quelle version a été remise, et à qui.
Si vous voulez sécuriser cet indicateur spécifique CFA, le plus efficace est de vous appuyer sur un accompagnateur Qualiopi qui connaît la verticale apprentissage. En parallèle, Qualiobee vous aide à structurer le reste de votre démarche : découvrez notre approche de la gestion Qualiopi et le panorama complet des exigences sur le hub certification Qualiopi.
Questions fréquentes
L'indicateur 15 s'applique-t-il à mon organisme de formation ?
Non, sauf si vous êtes un centre de formation d'apprentis (CFA). L'indicateur 15 est un indicateur spécifique : il ne concerne que l'activité d'apprentissage. Un organisme de formation « classique », un centre de bilans de compétences ou un opérateur de VAE n'y est pas soumis. Si votre organisme porte à la fois de l'action de formation et de l'apprentissage, l'indicateur 15 s'applique uniquement au périmètre CFA. En cas de doute sur votre périmètre exact, vérifiez les catégories déclarées lors de votre demande de certification Qualiopi.
Un règlement intérieur affiché dans les locaux suffit-il ?
Non, pas pour Qualiopi. L'affichage collectif peut suffire au regard du Code du travail, mais l'indicateur 15 demande une trace de remise par apprenti. L'auditeur veut pouvoir vérifier que chaque apprenti, individuellement, a reçu l'information. Il faut donc une preuve nominative : signature d'émargement, accusé de réception, ou log de consultation horodaté sur une plateforme. Un document simplement affiché, ou distribué oralement sans preuve, est une non-conformité majeure même si son contenu est irréprochable.
Combien de temps conserver les preuves de remise ?
Le Guide ne fixe pas de durée chiffrée propre à l'indicateur 15, mais la logique d'audit impose de conserver les preuves au moins sur la durée du cycle de certification (audit initial, audits de surveillance, renouvellement : soit un cycle de plusieurs années). En pratique, conservez les émargements, accusés de réception et comptes rendus de réunion pendant toute la présence de l'apprenti et au-delà, alignés sur votre politique d'archivage des dossiers apprenants. Un règlement intérieur daté et versionné permet en plus de prouver quelle version a été remise à chaque promotion.
Cet indicateur peut-il être sous-traité ?
Non. Informer les apprentis de leurs droits et devoirs est une mission propre du CFA, inscrite au 4° de l'article L.6231-2 du Code du travail. Elle n'entre pas dans le champ de la sous-traitance pédagogique : c'est au centre de formation d'apprentis lui-même de démontrer qu'il a rempli cette mission. Même si des intervenants externes participent à une réunion d'information, la responsabilité de l'information et de sa traçabilité reste celle du CFA. Pour sécuriser ce point spécifique, un accompagnateur Qualiopi spécialisé apprentissage peut être un appui précieux.
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