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"Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…)."
Libellé officiel, Guide de lecture RNQ version 9 du 8 janvier 2024
Objectif et niveau attendu
L'auditeur ne cherche pas ici la qualité pédagogique d'un formateur, mais la lisibilité de votre organisation : qui fait quoi, et comment les différentes personnes travaillent ensemble.
Concrètement, vous devez démontrer deux choses. D'abord que vous identifiez les fonctions nécessaires à vos prestations (pédagogique, administrative, logistique, commerciale, sociale, évaluation) et que vous y avez affecté des intervenants, internes comme externes. Ensuite que vous coordonnez activement ces intervenants : que l'information circule, que les rôles sont répartis clairement, que les échanges laissent une trace.
C'est un indicateur très qualitatif, sans seuil chiffré. Bonne nouvelle pour les indépendants : le Guide précise qu'« un prestataire indépendant peut assurer seul les différentes fonctions ». Vous n'êtes donc pas en non-conformité parce que vous cumulez les rôles : à condition de le rendre démontrable.
Vos obligations concrètes
Pour couvrir l'indicateur 18, vous devez pouvoir établir :
- La cartographie des fonctions nécessaires à vos prestations : pédagogique (formateur, référent pédagogique, tuteur AFEST), administrative, logistique, commerciale, accompagnement social (dont référent handicap) et, le cas échéant, évaluation/certification.
- La liste des intervenants internes et externes, avec le rattachement de chacun aux prestations et sessions concernées.
- Les contrats correspondants : contrat de travail pour les internes, contrat de prestation de service pour les externes (le devis accepté ne suffit pas).
- La preuve d'une coordination active : comptes-rendus de réunions d'équipe, relevés d'échanges avec les intervenants externes, planning des intervenants.
Cas particuliers par catégorie :
- VAE : les intervenants externes ne peuvent être ni les certificateurs (qui valident la VAE) ni les financeurs du parcours. Cette règle protège l'indépendance de l'accompagnement : à surveiller de près.
- CFA : attention à la fragmentation : une coordination par filière sans vue consolidée à l'échelle de l'organisme fragilise la preuve.
- Indépendant / structure unipersonnelle : pas de non-conformité du fait du cumul, mais une fiche de poste consolidée et un journal d'activité restent nécessaires pour prouver que vous assumez effectivement chaque fonction.
Les éléments de preuve à préparer
Le Guide de lecture liste des preuves attendues, que l'on peut regrouper ainsi :
Structure et rôles
- Organigramme fonctionnel daté, avec les champs d'intervention par poste ou par personne.
- Liste des référents pédagogiques, administratifs et handicap.
- Fiches de poste (signées de préférence).
Intervenants et rattachements
- Liste des intervenants/contributeurs internes et externes, à jour.
- Matrice intervenant × prestation (qui intervient sur quelle formation, quelle session).
- Planning des intervenants.
Contrats
- Contrats de travail (internes) et contrats de prestation de service (externes), indexés.
Coordination tracée
- Comptes-rendus de réunions d'équipe (avec date, ordre du jour, participants).
- Relevés des échanges avec les intervenants externes (briefs, débriefs, mails consolidés).
Pour un indépendant : fiche de poste consolidée listant les fonctions cumulées + journal d'activité prouvant leur exercice réel. La centralisation de ces preuves dans un même outil facilite grandement le jour de l'audit.
Non-conformités
L'indicateur 18 fait partie des indicateurs à pondération mineure ou majeure : la gravité dépend de l'ampleur du défaut constaté.
Un défaut ponctuel de coordination dans l'échantillon audité : par exemple une session isolée où le rattachement d'un intervenant n'est pas tracé, ou une réunion d'équipe non documentée dans une structure de quelques personnes.
Lorsque le défaut dépasse le caractère ponctuel : absence de fonctions identifiées, absence manifeste de coordination entre intervenants, manque structurel d'intervenants pour la prestation. Sont également majeures : l'absence de contrat formalisé pour un intervenant externe, un référent handicap non désigné, ou, en VAE, un intervenant externe qui serait aussi certificateur du diplôme visé.
Criticité en audit
Indicateur très qualitatif : aucun seuil chiffré ne le borne, l'auditeur juge la lisibilité de votre organisation et cherche la preuve d'une coordination réelle entre intervenants, pas une simple liste de noms.
Les écarts les plus fréquents :
- Liste statique de formateurs (en pied de page du site, par exemple) sans rattachement aux sessions : impossible de prouver qui est réellement intervenu.
- Réunions de coordination non tracées, ou réduites à des copies de mails, alors que des comptes rendus datés avec ordre du jour et participants sont attendus.
- Intervenant externe sans contrat, au-delà d'un simple devis accepté : le lien avec votre organisation n'est pas démontrable.
- Organigramme non daté : toléré, mais fragile, car il ne permet pas de suivre l'évolution de l'organisation dans le temps.
Comment Qualiobee vous aide
Qualiobee couvre bien le volet mobilisation de l'indicateur 18 et vous aide sur la coordination.
- Affectation des intervenants aux formations et aux sessions. Chaque formateur est rattaché à ses formations et à ses sessions : et jusqu'à la séance près. Vous démontrez sans effort qui est intervenu, où et quand : la matrice intervenant × prestation attendue par le Guide est produite par vos données, pas reconstituée à la main.
- Profils formateurs centralisés. CV, diplômes et attestations sont stockés au même endroit, ce qui outille l'identification des intervenants et mutualise les preuves avec les indicateurs 17 et 22.
- Référents typés au niveau de l'organisme, dont le référent pédagogique (coordination des formateurs) et le référent handicap. Ils servent votre organigramme fonctionnel et crédibilisent le volet coordination exigé par l'indicateur.
Fonctionnalités concernées
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre les indicateurs 17, 18 et 22 ?
Ils portent tous sur le critère 4 mais sous des angles différents. L'indicateur 17 vise les moyens (humains, techniques, locaux). L'indicateur 18 vise l'organisation humaine : qui intervient et comment ces personnes sont coordonnées. L'indicateur 22 vise la qualification des intervenants. Un même formateur apparaît donc dans les trois. C'est pourquoi il est utile de centraliser ses documents et son rattachement aux sessions une seule fois, puis de réutiliser cette preuve pour les trois indicateurs.
Un devis signé suffit-il comme contrat pour un intervenant externe ?
Non, et c'est un piège fréquent. Le Guide cite explicitement les « contrats de prestations de service » parmi les preuves attendues. Un simple devis accepté est généralement jugé insuffisant et peut entraîner une non-conformité majeure, car la preuve du cadre de la collaboration est absente. Formalisez un contrat de prestation qui précise le périmètre de la mission, les conditions et la durée. Pour les intervenants internes, c'est le contrat de travail qui joue ce rôle.
Faut-il des comptes-rendus de réunions pour valider l'indicateur 18 ?
Pas systématiquement, mais fortement recommandé dès que vous êtes plusieurs. Le libellé parle de « mobiliser et coordonner » : pour une structure de plus de trois personnes, l'absence totale de réunions tracées est un défaut de coordination qui mène à une non-conformité mineure. Des comptes-rendus datés (ordre du jour, participants, décisions), même courts et mensuels ou trimestriels, constituent la preuve la plus robuste. Les échanges réduits à des copies mail sont tolérés mais fragiles en audit.
Pourquoi la VAE a-t-elle une règle spécifique sur les intervenants externes ?
Pour éviter tout conflit d'intérêts. En accompagnement VAE, les intervenants externes ne peuvent être ni les certificateurs (ceux qui valident la VAE) ni les financeurs du parcours. Mobiliser l'un d'eux comme intervenant compromettrait l'indépendance de l'accompagnement et constitue une non-conformité majeure explicitement citée par le Guide. Si vous accompagnez des parcours VAE, vérifiez systématiquement la liste de vos intervenants externes au regard de cette exclusion.
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