Indicateur 27 : Conformité sous-traitance et portage salarial au référentiel

L'auditeur veut voir les dispositions concrètes que vous avez mises en place pour vérifier que votre sous-traitant ou votre salarié porté respecte lui aussi le Référentiel National Qualité. La logique est celle de la chaîne de qualité : vous êtes le donneur d'ordre, la responsabilité de la qualité vous appartient, même quand vous déléguez la réalisation d'une action.

Il ne suffit pas d'affirmer que vous choisissez « des partenaires sérieux ». Vous devez démontrer un processus : comment vous sélectionnez vos sous-traitants, comment vous formalisez la relation (contrat, charte), comment vous pilotez la qualité dans la durée, et comment vous récupérez les retours du terrain (appréciations, réclamations) sur les prestations déléguées. Cet indicateur est le pendant opérationnel de la doctrine sous-traitance de la certification Qualiopi.

Tronc commun (OF, CFA, CBC, VAE). Pour toute sous-traitance ou tout recours au portage salarial :

• Formaliser des modalités de sélection du sous-traitant (critères qualité, vérification de la déclaration d'activité, vérification Qualiopi le cas échéant).
• Contractualiser la relation par un contrat écrit ou une charte précisant les missions confiées.
• Mettre en place un pilotage qualité tracé (réunions périodiques, points qualité, charte signée).
• Conserver les justificatifs présentés par le sous-traitant (NDA, certifications, références).
• Récupérer les retours terrain (appréciations, réclamations) des prestations sous-traitées.

Cas particulier de la sous-traitance CPF (depuis le 1er avril 2024). Le régime se durcit fortement avec le décret n° 2023-1350 :

• Le sous-traitant doit lui-même être certifié Qualiopi et avoir procédé à sa déclaration d'activité (NDA).
• Le contrat doit comporter les 6 mentions obligatoires de l'article R.6333-6-2 : les missions, le contenu et la sanction de la formation, les moyens mobilisés, les conditions de réalisation et de suivi, la durée et la période, le montant.
• Interdiction de la cascade : le sous-traitant ne peut pas sous-traiter à son tour.
• En cas de défaillance du sous-traitant, la Caisse des dépôts peut déréférencer le donneur d'ordre après mise en demeure.

Portage salarial (formation). Cadre tripartite société de portage / salarié porté / OF donneur d'ordre : la conformité du salarié porté au référentiel repose sur vos dispositions de vérification, avec une traçabilité par individu porté.

Contractualisation

• Contrats de sous-traitance écrits, avec les 6 mentions R.6333-6-2 lorsque la prestation est financée par le CPF.
• Charte qualité signée par les sous-traitants.
• Pour le portage : conventions tripartites et attestations de la société de portage, par individu porté.

Sélection

• Procédure documentée de sélection (critères qualité, vérification de la déclaration d'activité, vérification Qualiopi si CPF).
• Justificatifs présentés par les sous-traitants ou salariés portés : déclaration d'activité, certifications, références clients.

Pilotage dans la durée

• Comptes rendus de réunions périodiques, points qualité, plans d'actions correctives.
• Tableau de bord des sous-traitants avec dates de validité Qualiopi et alertes de pré-échéance (recommandé pour le CPF).

Remontée terrain

• Appréciations et réclamations issues des prestations sous-traitées, remontées de façon structurée vers vous (articulation avec les indicateurs 30, 31 et 32).

Concrètement, déclenchent une NC majeure : l'absence de contrat écrit, des dispositions de vérification purement formelles sans mise en œuvre réelle, un pilotage qualité inexistant, et (sur le périmètre CPF) un sous-traitant non certifié Qualiopi, un contrat incomplet sur l'une des 6 mentions R.6333-6-2, ou une cascade de sous-traitance. C'est l'un des indicateurs les plus exigeants du référentiel.

Le sujet est mouvant depuis la réforme anti-fraude CPF, et l'auditeur remonte la chaîne : il veut savoir qui intervient réellement devant vos apprenants, et sous quel cadre contractuel.

Qualiobee outille une chaîne de sous-traitance réelle à partir de ses briques existantes, ce qui couvre une part substantielle de l'attendu :

• Identifier et qualifier vos sous-traitants. Un intervenant peut être marqué comme externe (isExternal), avec des champs dédiés pour documenter ses compétences et qualifications : ce qui sert directement les preuves de sélection attendues.
• Diffuser et faire signer vos documents. Vous créez vos contrats de sous-traitance et votre charte qualité dans l'outil, puis vous les diffusez et les faites signer électroniquement à vos formateurs externes.
• Récupérer les retours terrain. Les questionnaires sont diffusables à vos formateurs, ce qui ouvre le canal de remontée des appréciations et réclamations sur les prestations déléguées.