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"Le prestataire met à disposition ou s'assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d'un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…)."
Libellé officiel, Guide de lecture RNQ version 9 du 8 janvier 2024
Objectif et niveau attendu
Le mot-clé est adéquation : l'auditeur ne compte pas vos ressources, il vérifie qu'elles correspondent réellement aux objectifs de la ou des formation (s) échantillonnée (s).
Concrètement, vous devez démontrer trois dimensions cohérentes entre elles :
- Moyens humains : formateurs et intervenants dont les compétences collent aux objectifs (CV à jour, qualifications rattachées aux prestations).
- Moyens techniques : matériel, équipements, plateaux techniques, salles spécialisées, plateforme LMS pour le distanciel.
- Environnement : locaux appropriés, sécurité (DUERP), accessibilité des personnes en situation de handicap, et (pour un bilan de compétences) un lieu garantissant la confidentialité.
Un plateau soudure sans poste adapté, ou un coaching sans support documentaire structuré, sont jugés inadéquats même si « les moyens existent ».
Vos obligations concrètes
Le Guide de lecture attend que vous puissiez, pour chaque prestation, justifier l'adéquation des moyens mobilisés :
- Locaux et environnement : bail ou titre d'occupation, registre public d'accessibilité (obligation ERP indépendante de Qualiopi), document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) daté et révisé.
- Moyens techniques : matériel adéquat (vidéoprojecteur, ordinateurs, équipements spécifiques), plateaux techniques, salles spécialisées, plateforme LMS et aides à la connexion pour la FOAD.
- Moyens humains : CV des formateurs et intervenants à jour, rattachés aux prestations qu'ils assurent, planning d'intervention.
- Formalisation : convention de formation (notamment en intra), contrats de sous-traitance ou de prestation quand les moyens sont fournis par un tiers.
Cas particulier des bilans de compétences (CBC) : le Guide ajoute trois exigences propres : des moyens dédiés à l'activité, un environnement garantissant discrétion et confidentialité des échanges (articulé avec le secret professionnel de l'article L.6313-4), et, le cas échéant, l'habilitation des personnes faisant passer les tests psychométriques.
Pour les OF, CFA et VAE, le Guide ne prévoit pas d'obligation distincte : le tronc commun s'applique avec proportionnalité selon la taille et l'activité de l'organisme.
Les éléments de preuve à préparer
Les preuves se rattachent à la prestation réellement mise en œuvre, pas au statut de l'organisme. Voici les pièces attendues, par dimension :
- Environnement / locaux : bail ou titre d'occupation à jour, registre public d'accessibilité (arrêté du 19 avril 2017), DUERP daté et signé par le dirigeant, révisé annuellement.
- Moyens techniques : inventaire du matériel avec adéquation explicite aux objectifs (ex. cuisine pédagogique pour l'hôtellerie), fiches équipements, plans des salles et plateaux techniques.
- FOAD : contrat avec l'éditeur LMS et niveau de service (uptime, support), aides à la connexion, accès en lecture que l'auditeur peut demander.
- Moyens humains : CV datés des formateurs, supports méthodologiques, planning d'intervention.
- CBC : plan des locaux montrant la salle dédiée, ou règle de réservation garantissant la confidentialité ; habilitation des passateurs de tests.
- Sous-traitance : contrats de sous-traitance ou de prestation quand un tiers fournit les moyens.
Les preuves robustes sont datées et à jour. Un bail unique pour un organisme multi-activités, ou des CV non datés, passent parfois mais restent fragiles dès qu'un écart apparaît entre l'affiché et le mobilisé.
Non-conformités
L'indicateur 17 est à pondération mineure ou majeure : la caractérisation dépend du caractère ponctuel ou répétitif du défaut.
La frontière « répétitif » est en partie subjective : l'auditeur apprécie la systématicité. Un même oubli qui se retrouve sur plusieurs prestations de l'échantillon bascule vite en majeure.
Un défaut dans les moyens ponctuel et non répétitif dans l'échantillon audité : par exemple un CV de formateur qui ne mentionne pas le diplôme attendu, ou un matériel un peu daté sans impact majeur sur les objectifs.
Dès que le défaut dépasse le ponctuel : moyens manifestement insuffisants ou inadaptés, environnement non sécurisé. Cas typiques relevés en audit : DUERP périmé ou absent, registre d'accessibilité manquant, salle de bilan de compétences partagée sans confidentialité garantie, ou absence de tuteur AFEST identifié en entreprise.
Criticité en audit
Cet indicateur repose sur une cohorte documentaire dense (bail, DUERP, registre d'accessibilité, CV, contrats, fiches matériel) que l'auditeur veut voir vivante : il vérifie moins l'existence des moyens que leur mise à jour permanente.
Les écarts les plus fréquents :
- Moyens décrits en texte libre : rien ne rattache la ressource annoncée à un document daté et retrouvable le jour de l'audit.
- Documents périmés : bail arrivé à échéance, DUERP jamais actualisé, CV de formateurs figés depuis plusieurs années.
- Registre d'accessibilité absent ou incomplet, alors que vos locaux accueillent du public : la preuve manque au moment où on la demande.
- Bilan de compétences sans salle dédiée réservée : la confidentialité des entretiens ne peut alors pas être démontrée.
Comment Qualiobee vous aide
Qualiobee structure la partie de l'indicateur 17 la plus solide côté logiciel : le volet humain et le cadrage des séances.
- Base formateurs et intervenants : chaque formateur porte ses CV, diplômes et attestations, rattachés aux prestations qu'il assure : de quoi documenter directement l'adéquation des moyens humains sans ressortir des PDF épars.
- Huit référents typés au niveau de l'organisme (dont pédagogique, qualité, sécurité et handicap), qui matérialisent les moyens humains d'encadrement attendus par l'auditeur.
- Lieux et sessions : le lieu de chaque séance est modélisé et relié à la session, avec la modalité (présentiel, distanciel, mixte): un appui pour montrer que l'environnement correspond au format de la prestation.
Fonctionnalités concernées
Questions fréquentes
L'indicateur 17 s'applique-t-il à un organisme 100 % à distance ?
Oui. L'adéquation des moyens s'apprécie selon la modalité réellement mise en œuvre. Pour la FOAD, l'environnement « locaux » est remplacé par la plateforme LMS : vous devez prouver qu'elle est disponible et accessible (l'auditeur peut demander un accès en lecture), et, si elle est hébergée chez un éditeur, présenter le contrat de prestation avec son niveau de service. Les aides à la connexion à distance et l'assistance technique complètent le dossier. Le DUERP et l'accessibilité des locaux restent exigés si vous conservez un site physique, même occasionnel.
Faut-il vraiment un DUERP même pour un petit organisme ?
Le DUERP (document unique d'évaluation des risques professionnels) est une obligation du Code du travail indépendante de Qualiopi, qui s'impose dès le premier salarié. En audit Qualiopi, son absence ou sa péremption est classée non-conformité majeure au titre de la santé-sécurité. Un petit organisme peut tenir un DUERP unique, mais il doit être daté, signé par le dirigeant et révisé au moins une fois par an. Pour un organisme multi-sites, un DUERP par site est nettement plus solide.
Combien de temps faut-il conserver ces preuves ?
Il n'existe pas de durée unique fixée par l'indicateur 17. La règle pratique : conserver toute pièce couvrant la période auditée, et surtout garder les documents en cours de validité à jour, puisque l'indicateur 17 est revu à chaque audit de surveillance. Prévoyez un historique des versions (un bail renouvelé, un CV mis à jour, un DUERP révisé) pour pouvoir prouver qu'un moyen était disponible et conforme à une date passée si l'auditeur remonte le fil.
Que se passe-t-il si mes formateurs sont des sous-traitants ?
L'indicateur 17 n'a pas de clause de sous-traitance spécifique : la preuve est attachée à la prestation, pas au statut. Si le sous-traitant fournit les moyens (sa salle, son matériel), c'est lui qui doit les démontrer pour cette prestation. Si vous, donneur d'ordres, fournissez les moyens (cas fréquent en sous-traitance pédagogique pure) c'est à vous de les justifier. Dans tous les cas, formalisez la relation par un contrat de sous-traitance ou de prestation.
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