Indicateur 8 : Procédures de positionnement et d’évaluation des acquis

L'auditeur veut voir démontrée l'existence de procédures de positionnement et d'évaluation des acquis à l'entrée, adaptées aux publics et aux modalités de vos formations. Deux objets distincts doivent être portés explicitement :

• Le positionnement : situer le bénéficiaire vis-à-vis des objectifs visés, en vue d'adapter la prestation (parcours, rythme, contenus).
• L'évaluation des acquis à l'entrée : vérifier la maîtrise des prérequis qui conditionnent l'accès à la prestation.

Ce n'est pas l'existence binaire du dispositif qui est jugée, mais sa complétude par public et par modalité : une grille unique appliquée à des publics hétérogènes (initial/continu, présentiel/FOAD, PSH) est le principal point de fragilité.

• Formaliser deux procédures distinctes : une procédure de positionnement (situer pour adapter) et une procédure d'évaluation des acquis à l'entrée (vérifier les prérequis). Les deux doivent être écrites, pas seulement pratiquées.
• Décliner ces procédures par public et par modalité : les publics accueillis (initial/continu, salarié/demandeur d'emploi, personne en situation de handicap) et les modalités (présentiel, FOAD, AFEST) appellent des dispositifs adaptés.
• Tracer la réalisation effective : le positionnement annoncé (entretien, QCM, test) doit être réellement conduit et documenté, pas resté théorique dans un règlement intérieur.
• Formations certifiantes : démontrer que les prérequis affichés sont cohérents avec ceux de la certification inscrite au RNCP/RS. Tout écart (allègement local non autorisé, omission d'un prérequis officiel) est une non-conformité, potentiellement majeure car elle recoupe l'indicateur 7.
• Absence de prérequis : lorsqu'il n'y a pas de prérequis, l'information doit être explicitement mentionnée dans l'information publique (recoupe l'indicateur 1). Un champ vide ne suffit pas.
• Prestataire sous habilitation : quand le positionnement est imposé par un financeur, un certificateur ou un donneur d'ordre, vous n'avez pas à le définir mais vous devez prouver que vous l'appliquez.
• Loyauté de la collecte (art. L.6353-9 CT) : toute donnée recueillie au positionnement (CV, test, entretien) doit avoir un lien direct et nécessaire avec l'aptitude à suivre la formation : articulation avec le RGPD.

Les preuves attendues se répartissent en plusieurs familles :

Procédures et conditions d'accès

• Procédure de positionnement formalisée et documentée, déclinée par catégorie de public et par modalité.
• Conditions d'accès et prérequis formalisés ; pour les certifiantes, grille alignée sur la fiche France compétences avec lien explicite vers le RNCP/RS.
• Politique « absence de prérequis » formalisée et publiée lorsqu'elle s'applique.

Outils de positionnement et d'évaluation à l'entrée

• Diagnostic préalable, compte rendu d'entretien signé.
• Évaluation des acquis à l'entrée : quiz, QCM, exercices, mise en situation, test.
• Auto-positionnement, outils de mesure des écarts de compétences à acquérir.

Traces d'application

• QCM renseignés et horodatés, comptes rendus d'entretien, dossiers de candidature avec grille d'évaluation des pièces.
• Résultats du positionnement conservés pendant la durée légale de conservation des dossiers de formation (généralement 3 à 10 ans selon le financeur).

Attention aux preuves fragiles : un positionnement sur simple déclaratif (CV, lettre) sans grille de validation, ou une procédure unique mentionnée dans la fiche sans déclinaison opérationnelle, sont acceptés au cas par cas mais restent vulnérables si l'auditeur ne peut pas les observer en pratique.

L'indicateur 8 fait partie des indicateurs dont la non-conformité peut être graduée mineure ou majeure (liste confirmée par la DGEFP dans son Questions-Réponses Qualiopi V2).

Le critère opérationnel de gradation est simple : existant mais incomplet → mineure ; absent ou inopérant → majeure. D'où l'importance de pouvoir restituer le degré de complétude de votre procédure, public par public et modalité par modalité.

Le risque tient rarement à l'absence totale de positionnement : l'auditeur cherche surtout une procédure écrite, réellement appliquée sur les prestations échantillonnées et adaptée à chacun des publics que vous accueillez.

Qualiobee vous aide à outiller la collecte amont qui alimente cet indicateur, sans se substituer à la formalisation de vos procédures :

• Questionnaire de prérequis à l'entrée : Qualiobee vous permet d'envoyer un questionnaire de positionnement en amont de la formation, rattaché à l'inscription du bénéficiaire. Vous collectez ainsi une trace horodatée et centralisée, réutilisable en preuve, plutôt qu'un simple échange informel.
• Module Analyse : les réponses remontent dans un espace d'analyse multi-sessions (recherche, filtres, vues sauvegardées) qui facilite l'exploitation des résultats et la relecture des dispositifs par public.
• Centralisation des preuves : les questionnaires renseignés sont conservés au dossier, ce qui vous évite l'éparpillement des supports et fluidifie la gestion de votre audit Qualiopi.