Indicateur 16 : Conditions de présentation à la certification

L'auditeur veut voir que vous respectez les exigences formelles de l'autorité de certification quand vous présentez vos candidats à la certification que vous proposez. Concrètement, cela se démontre sur trois axes.

• La connaissance des exigences formelles de l'autorité de certification.
• L'application opérationnelle de ces exigences : calendrier des sessions, dossiers de candidats, conditions d'accès aux épreuves.
• L'information du candidat sur ces conditions, avant la présentation.

Cet indicateur ne concerne que les prestations conduisant à une certification Qualiopi RNCP ou RS : il s'applique aux OF certifiants, aux CFA et aux VAE, mais jamais aux bilans de compétences (CBC), qui ne conduisent pas à une certification.

Vos obligations dépendent de votre statut vis-à-vis de l'évaluation et de votre catégorie d'activité.

• Tous les organismes certifiants : détenir une habilitation à évaluer ou une convention de partenariat avec le certificateur, appliquer son calendrier de sessions, respecter ses conditions d'accès aux épreuves.
• Vous n'êtes pas chargé de l'évaluation : le NB du Guide impose d'orienter le bénéficiaire vers l'évaluateur selon une procédure formalisée et tracée (un candidat sans orientation documentée = non-conformité).
• OF certifiants : constituer un dossier propre par certification visée, tenu à jour à chaque évolution du règlement d'examen.
• CFA : l'apprentissage étant certifiant par construction, planifier rythme d'alternance et épreuves selon le calendrier du certificateur.
• VAE : démontrer une demande formelle au certificateur des conditions de présentation et des calendriers de jury ; intégrer l'étude personnalisée de recevabilité pour les diplômes de l'Éducation nationale.
• Candidats en situation de handicap (PSH) : définir les modalités d'aménagement des examens avec l'autorité de certification et conserver la trace de la demande et de sa réponse.

Le Guide attend un faisceau de preuves. Les plus solides passent l'audit sans réserve.

• Habilitation à évaluer signée par l'autorité de certification, en cours de validité, au périmètre explicite.
• Convention de partenariat avec le certificateur précisant les conditions de présentation des candidats.
• Calendrier annuel des sessions d'examen avec dates limites d'inscription.
• Procès-verbaux des sessions d'examen archivés dans votre système d'information.
• Livrets d'évaluation des candidats (productions, contrôles continus, mémoires) et attestations des formations réglementaires obligatoires.

Preuves d'information et cas particuliers :

• Support écrit remis au candidat sur le déroulement de l'évaluation, les conditions de passage à distance et la preuve d'inscription à la session.
• Procédure d'orientation vers l'évaluateur lorsque vous n'évaluez pas (courrier, mail ou formulaire daté).
• PSH : formulaires d'aménagement d'examen avec accusé de réception du certificateur.
• VAE : courriers de demande au certificateur sur les conditions et les calendriers de jury.

Preuves plus fragiles à ne pas isoler : mention des modalités d'évaluation dans le seul contrat de formation, ou captures d'écran d'espaces certificateur non datées.

Autrement dit, un dossier candidat incomplet, une inscription hors délai ou une habilitation périmée ne sont jamais rattrapables par une simple remarque : ils basculent directement en écart majeur susceptible de compromettre votre certification Qualiopi.

Tout se joue sur les règles fixées par le certificateur : calendriers, habilitations et dossiers de candidats laissent des traces datées que l'auditeur recoupe sans difficulté avec les procès-verbaux de jury.

Cet indicateur repose sur des exigences propres à chaque autorité de certification : il n'existe pas de doctrine centralisée sur la forme d'une habilitation à évaluer ou d'une convention de partenariat, et les règles varient fortement d'un certificateur à l'autre (ministères, branches, organismes privés). C'est d'abord un travail de méthode et de relation avec vos certificateurs, plus qu'un sujet d'outillage logiciel.

Pour sécuriser cet indicateur majeur, la bonne approche consiste à structurer votre démarche par certification visée :

• Un dossier par certification visée : habilitation à évaluer ou convention de partenariat, périmètre couvert, dates de validité, avec une alerte avant chaque échéance.
• Le calendrier officiel du certificateur repris tel quel : dates de sessions et dates limites d'inscription, rapprochées de vos propres sessions de formation.
• Un suivi candidat par candidat : inscription, pièces transmises, accusé du certificateur et procès-verbal de jury, archivés au dossier du bénéficiaire.
• Les cas particuliers formalisés : orientation vers l'évaluateur lorsque vous n'évaluez pas, demandes d'aménagement pour un candidat en situation de handicap et réponse obtenue.

Comme les attentes diffèrent selon votre certificateur et votre catégorie (OF, CFA, VAE), un regard extérieur aide à cadrer votre process de présentation à l'examen ou au jury. Vous pouvez vous appuyer sur un accompagnateur Qualiopi pour construire ce dossier et sécuriser le circuit d'inscription, en articulant le tout avec votre gestion Qualiopi globale.