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"Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier."
Libellé officiel, Guide de lecture RNQ version 9 du 8 janvier 2024
Objectif et niveau attendu
L'auditeur veut voir démontrés trois axes cumulatifs, et pas seulement le premier :
- La disponibilité : des ressources pédagogiques existent et sont effectivement accessibles aux bénéficiaires.
- La cohérence : ces ressources sont alignées avec les objectifs de la prestation. Un objectif sans ressource associée est une faille.
- L'appropriation : des dispositions concrètes sont mises en place pour que le bénéficiaire puisse réellement s'approprier ces ressources.
Le point clé, souvent sous-estimé : mettre à disposition ne suffit pas. Le libellé exige de « permettre à celui-ci de se les approprier ». Il faut donc prouver l'accompagnement (séance d'introduction, tutoriel d'accès, assistance, atelier), pas seulement l'envoi d'un PDF. Pour un nouvel entrant, la simple prévision documentée suffit à l'audit initial ; la mise en œuvre effective sera auditée en surveillance.
Vos obligations concrètes
Concrètement, pour couvrir l'indicateur 19, l'organisme doit :
- Disposer de ressources pédagogiques identifiables : supports de cours, fiches pratiques, vidéos, bibliographie, liste des ressources documentaires (dont fiches RNCP) en lien avec les domaines de la prestation.
- Rendre ces ressources accessibles aux bénéficiaires et documenter les modalités d'accès (remise en séance, envoi par mail, espace partagé, plateforme en ligne, centre de ressources).
- Formaliser un dispositif d'appropriation : les modalités activées pour faciliter l'usage (accompagnement en présentiel ou à distance, tutos, assistance): c'est le cœur de l'exigence.
- Rattacher les ressources aux objectifs de la prestation pour démontrer leur cohérence.
- Actualiser les ressources via un dispositif de veille pour garantir leur fraîcheur.
Obligations spécifiques par public :
- FOAD (formation à distance) : une assistance technique et pédagogique appropriée est légalement obligatoire (art. D.6313-3-1 du Code du travail), avec information sur les activités à distance et leur durée moyenne.
- CBC (bilans de compétences) : espace documentaire dédié, fiches métiers, données socio-économiques, listes de personnes ressources pour explorer le projet professionnel.
- PSH : supports ou modalités d'accès spécifiques, avec capitalisation des aménagements déjà mis en œuvre pour les réutiliser.
Les éléments de preuve à préparer
Les preuves attendues se regroupent en quatre familles :
- Les ressources elles-mêmes : supports de cours, fiches pratiques, vidéos, outils d'exploration du monde du travail, liste des ressources documentaires (fiches RNCP, abonnements à des revues spécialisées, centre de ressources).
- Les modalités d'accès : description de la façon dont les bénéficiaires accèdent aux ressources (espace en ligne, remise physique, envoi), identification des équipes pédagogiques responsables.
- Le dispositif d'appropriation : preuves des modalités activées (séance d'introduction aux ressources, tutoriels de navigation, assistance dédiée, atelier collectif) avec traces d'exécution : comptes rendus, listes d'émargement, captures de forum.
- La veille et l'actualisation : dispositif documenté de mise à jour des supports, avec date de dernière revue.
Preuves qui passent sans réserve : une bibliothèque de ressources datée, une matrice ressources × objectifs, et (pour la FOAD) des logs d'accès et un canal d'assistance tracé. Preuves plus fragiles mais tolérées : un catalogue sur espace partagé daté mais sans historique fin, une assistance « par mail » effective mais non formalisée. Pour les PSH, une bibliothèque d'aménagements capitalisés est un signal fort ; pour le CBC, un espace documentaire dédié avec fiches métiers et ateliers documentés.
Non-conformités
La pondération de l'indicateur 19 est mineure ou majeure selon l'ampleur de l'écart.
Un défaut ponctuel et non répétitif dans les ressources ou les moyens mis à disposition. Par exemple : une ressource non rattachée à ses objectifs, quelques supports non datés, ou l'absence de durée moyenne affichée pour une activité à distance.
Tout ce qui dépasse le caractère ponctuel. Notamment : des ressources absentes, des ressources manifestement incohérentes avec les objectifs, ou (le cas le plus fréquent) l'absence de dispositif d'appropriation (des ressources mises à disposition sans aucun accompagnement). Pour la FOAD, l'absence d'assistance technique et pédagogique formalisée constitue une NC majeure car elle viole aussi l'article D.6313-3-1.
Criticité en audit
Indicateur multi-facettes : ressources, cohérence avec les objectifs, appropriation par les apprenants, actualisation. Une seule de ces dimensions prise en défaut suffit à déclencher un écart, même si les supports existent bel et bien.
Les écarts les plus fréquents :
- Ressources mises à disposition sans dispositif d'appropriation : rien ne montre comment les apprenants s'en saisissent pendant la formation.
- Supports obsolètes : références datées, contexte réglementaire dépassé, aucune date de revue visible sur le document.
- FOAD sans assistance formalisée : aucune preuve d'accompagnement au-delà d'un message d'accueil générique envoyé à tous.
- Aucun lien entre ressource et objectif pédagogique, et fichiers envoyés par mail sans archivage : la cohérence devient invérifiable.
Comment Qualiobee vous aide
Qualiobee outille solidement le premier axe de l'indicateur : la mise à disposition des ressources. Concrètement :
- Un programme structuré : vos formations sont décrites en modules et objectifs, ce qui donne un cadre clair aux ressources pédagogiques attendues.
- Des supports générés et diffusés : le programme de formation et les documents associés sont produits et transmis automatiquement en amont de la première séance.
- Un accès continu via l'extranet apprenant : chaque bénéficiaire retrouve son planning et ses documents dans un espace dédié, accessible par lien sécurisé.
- Une bibliothèque de ressources documentaires centralisée, rattachable à votre dossier de preuves du module Qualiopi, pour regrouper au même endroit supports et documents accessibles aux apprenants.
Vous facilitez ainsi la disponibilité et l'accès aux ressources, et vous centralisez vos preuves pour l'audit.
Fonctionnalités concernées
Questions fréquentes
Quelles obligations spécifiques pour la formation à distance (FOAD) ?
La FOAD ajoute un socle légal opposable au-delà de Qualiopi : l'article D.6313-3-1 du Code du travail impose une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire, une information sur les activités à distance et leur durée moyenne, et des évaluations qui jalonnent le parcours. Concrètement, un canal d'assistance dédié avec des réponses tracées et l'affichage des durées par activité sont attendus. Un simple mail générique ne suffit pas : l'absence d'assistance formalisée est une non-conformité majeure en surveillance.
L'indicateur 19 est-il revu à chaque audit de surveillance ?
Oui. D'après le Questions-Réponses Qualiopi V2 de la DGEFP (septembre 2023), l'indicateur 19 fait partie du minimum systématique revu à chaque audit de surveillance, avec les indicateurs 1, 17 et, pour les organismes concernés, l'indicateur 3. Sa conformité ne peut donc pas être « bricolée » à la veille de l'audit initial : elle doit tenir dans le temps. Cela implique un suivi permanent de la fraîcheur des ressources, de leur cohérence avec les objectifs et des traces d'utilisation.
Combien de temps conserver les preuves liées aux ressources ?
Il n'existe pas de durée unique fixée par le référentiel, mais la pratique s'aligne sur la durée de l'action de formation majorée de plusieurs années, en cohérence avec les obligations de conservation (type BPF). Pour la FOAD, les logs d'accès aux ressources sont une preuve forte d'utilisation effective : conservez-les au-delà de la fin de l'action. Plus généralement, une bibliothèque centralisée et datée est bien plus solide qu'un envoi par mail dispersé, car elle reste auditable dans le temps.
Un nouvel entrant doit-il déjà tout démontrer à l'audit initial ?
Non. Pour un nouvel entrant, il suffit à l'audit initial de démontrer que les ressources sont prévues et que des dispositions seront mises en place pour permettre l'appropriation : catalogue, plan d'accès, procédure documentée. La mise en œuvre effective (ressources réellement diffusées, traces d'utilisation par les bénéficiaires) sera auditée lors de l'audit de surveillance. La tolérance est forte à l'initial, mais la surveillance est sans concession : anticipez dès le départ vos traces d'appropriation.
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